La legge di Bilancio 2025 ha previsto che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (es. taxi e servizio di noleggio con conducente), per le trasferte o le missioni dei dipendenti e amministratori, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale, ovvero mediante altri sistemi tracciabili.
Inoltre, le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande, nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (es. taxi e servizio di noleggio con conducente), addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti, amministratori ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento tracciabili. Ciò premesso, la novità impatta sulla fiscalità del lavoro dipendente, del lavoro autonomo, sulla deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro e sulle spese di rappresentanza.
Definizione di pagamento tracciato
Un pagamento si considera tracciato se effettuato attraverso:
- Bonifico bancario o postale;
- Strumenti di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241, che includono:
- Carte di debito;
- Carte di credito;
- Carte prepagate;
- Assegni bancari e circolari;
- Qualsiasi altro metodo che garantisca tracciabilità e identificazione dell’autore del pagamento, consentendo così un efficace controllo da parte dell’Amministrazione Finanziaria (ad esempio le App di pagamento via smartphone che tramite inserimrnto di un codice IBAN e numero di cellulare permettono all’utente di effettuare transazioni in denaro).
Le modifiche normative interessano tre categorie di reddito:
- Reddito di lavoro dipendente e assimilato
- Reddito di lavoro autonomo
- Reddito d’impresa
1. Reddito di lavoro dipendente
Per i lavoratori dipendenti, il rimborso analitico delle spese sostenute per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale non concorre alla formazione del reddito, a condizione che il pagamento delle spese:
- per vitto e alloggio;
- per viaggio e trasporto effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea (Taxi e NCC);
risulta tracciato. La normativa ha escluso espressamente dall’obbligo di tracciabilità le spese di trasporto documentate da servizi pubblici di linea.
Di conseguenza, il dipendente, collaboratore o amministratore deve effettuare i pagamenti in modo tracciabile, e il datore di lavoro o committente è tenuto a rimborsare tali spese utilizzando lo stesso metodo.
2. Reddito di lavoro autonomo
Per i lavoratori autonomi, ai fini della determinazione del reddito, sono deducibili solo se pagate in modalità tracciabile le seguenti spese:
- Prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande addebitate analiticamente al committente;
- Spese di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (Taxi e NCC) addebitate analiticamente al committente;
- Rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti ad altri lavoratori autonomi.
3. Reddito d’impresa
Nel contesto del reddito d’impresa, la deducibilità fiscale delle seguenti spese è ammessa solo se il pagamento risulta tracciato:
- Spese di rappresentanza, come definite dall’articolo 108 del TUIR;
- Spese per vitto e alloggio;
- Spese di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (Taxi e NCC);
- Rimborsi analitici per le spese di trasferta dei dipendenti o corrisposti a lavoratori autonomi.
In ogni caso, la deducibilità di queste spese rimane soggetta ai limiti previsti dalla normativa fiscale vigente.
Conclusioni
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per queste categorie di spese mira a garantire una maggiore trasparenza fiscale e a facilitare i controlli da parte dell’Amministrazione Finanziaria. Le imprese, i professionisti e i lavoratori dipendenti dovranno quindi adeguarsi a queste nuove disposizioni per evitare eventuali contestazioni e la perdita delle agevolazioni fiscali previste.
Sintesi del trattamento fiscale
Trasferta fuori dal Comune della sede di lavoro
| 1. Indennità forfetaria (diaria) (forfait). | Esente fino ad € 46,48/giorno, elevati ad € 77,47/giorno per l’estero (anche se la trasferta non comporta il pernottamento). |
| 2. Indennità forfetaria con rimborso a piè di lista (o fornitura gratuita) del vitto o dell’alloggio (misto). | Esente fino ad € 30,99/giorno elevati ad € 51,65/giorno per l’estero (riduzione di un terzo rispetto al punto 1). |
| 3. Indennità forfetaria con rimborso a piè di lista (o fornitura gratuita) del vitto e dell’alloggio (misto). | Esente fino ad € 15,49/giorno, elevati ad € 25,82/giorno per l’estero (riduzione di due terzi rispetto il punto 1). |
| 4. Rimborso a piè di lista (documentato) di vitto, alloggio, viaggio, trasporto e spese non documentabili (analitico). | Vitto, alloggio, viaggio e trasporto totalmente esente. Altre spese anche non documentabili (analiticamente attestate dal dipendente: lavanderia, telefono, parcheggio, mance ecc.) esenti fino a € 15,49/giorno, elevati ad € 25,82/giorno per l’estero. Le spese sostenute dal dipendente per il parcheggio dell’autovettura così come i pedaggi autostradali dovrebbero essere assimilate alle spese di viaggio. |
Trasferta nel Comune della sede di lavoro
Fino al 31.12.2024, in merito alle trasferte nel territorio comunale l’ultimo paragrafo del c. 5 dell’art. 51 Tuir recitava: “Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito”.
A decorrere dall’ 01.2025, a seguito della modifica apportata al c. 5 dell’art. 51 del Tuir dall’art. 3, c. 1, lett. b), n. 3) D. Lgs. 12.12.2024, n. 192, “Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito”.
